QMS là gì? ISO 9001 và các hệ thống quản lý chất lượng

Khái niệm QMS – Quality Management System hầu như luôn gắn liền với các tiêu chuẩn/ hệ thống ISO. Hôm nay hãy cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản liên quan đến khái niệm, lịch sử phát triển, vai trò, lợi ích và mối liên quan đến ISO 9001 của QMS trong bài viết dưới đây.

QMS là gì? khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng, thường được gọi là QMS, là một bộ quy tắc nội bộ được xác định bởi một tập hợp các chính sách, quy trình, thủ tục tài liệu và hồ sơ. Hệ thống này xác định cách thức một công ty sẽ hoạt động qua việc tạo và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. QMS giúp điều phối và định hướng một tổ chức hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, hệ thống quy định và nâng cao hiệu lực cũng như hiệu quả của nó một cách liên tục

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, đây là cách tiếp cận nổi bật nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Mặc dù một số người sử dụng thuật ngữ “QMS” để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc nhóm tài liệu chi tiết về QMS, nhưng thực chất nó đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ nhằm mô tả hệ thống.

Hệ thống quản lý chất lượng ra đời nhằm phục vụ cho nhiều mục đích bao gồm:

• Cải tiến quy trình
• Giảm thiểu chất thải
• Cắt giảm chi phí
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập và định hướng toàn bộ tổ chức

Quá trình hình thành lên QMS

Một ví dụ là: từ giữa thế kỉ 20 thì chất lượng ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt là trong Thế chiến II: Chẳng hạn như khi viên đạn được chế tạo ở một bang, thì bang đó sẽ phải làm việc với cơ sở sản xuất súng trường được chế tạo ở một bang khác. Các lực lượng vũ trang ban đầu hầu như sẽ kiểm tra mọi đơn vị sản phẩm. Để đơn giản hóa quá trình mà không phải hy sinh sự an toàn, quân đội Mỹ bắt đầu sử dụng các kỹ thuật lấy mẫu có chất lượng để kiểm tra

Các cuộc thử nghiệm tốt nhất nhằm mục đích để kiểm soát kết quả sản phẩm và quy trình đã được thực hiện, đồng thời được ghi chép lại. Những tài liệu tiến hành thử nghiệm tốt nhất này đã trở thành thông lệ tiêu chuẩn cho các hệ thống quản lý chất lượng.

QMS ngày càng trở nên quan trọng sau chiến tranh. Thời gian này, người Nhật đã có một cuộc cách mạng về quản lý chất lượng, giúp nâng cao danh tiếng cho những mặt hàng xuất khẩu của họ, nhờ vào việc áp dụng lý thuyết ​​của các nhà tư tưởng Mỹ như Joseph M. Juran và W. Edwards Deming.

• Xem thêm: Edwards Deming – cha đẻ của quản lý chất lượng – Theo: Vietnamnet.vn

Họ chuyển từ sự tập trung vào kiểm tra sang cải tiến toàn bộ các của quá trình tổ chức thông qua những người tham gia vào các quá trình trong tổ chức, doanh nghiệp. Kết quả vào những năm 1970, các ngành công nghiệp của Mỹ như điện tử và ô tô đã đã bị Nhật Bản cạnh tranh gay gắt nhờ vào những sản phẩm có chất lượng không kém.

Không chịu ngồi yên, người Mỹ đáp lại cuộc cách mạng quản lý chất lượng của Nhật Bản bằng cách đưa ra khái niệm về Quản lý chất lượng tổng thể (TQM – total quality management) – đây là một phương pháp quản lý chất lượng, không chỉ nhấn mạnh vào các số liệu thống kê mà còn ở các phương pháp tiếp cận bao trùm toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp.

Vào cuối thế kỷ 20, các tổ chức độc lập đã bắt đầu đưa ra các tiêu chuẩn sản xuất để hỗ trợ việc tạo ra và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng. Chính vào thời điểm này cụm từ “Quản lý Chất lượng Tổng thể” đã bắt đầu rơi vào quên lãng. Do có vô số hệ thống ưu việt khác có thể áp dụng, thuật ngữ “Hệ thống Quản lý Chất lượng” viết tắt là “QMS” lại trở nên được các doanh nghiệp ưa chuộng hơn.

Vào đầu thế kỷ 21, QMS đã bắt đầu hợp nhất với các ý tưởng về tính bền vững và minh bạch. Ngày nay, những chủ đề này ngày càng trở nên quan trọng quyết định sự sự hài lòng của người tiêu dùng.

Vai trò và lợi ích của QMS

Việc ứng dụng một hệ thống quản lý chất lượng sẽ làm ảnh hưởng đến mọi khía cạnh liên quan đến hiệu suất của tổ chức. Những lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng được ghi nhận có thể bao gồm những điều sau:

• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, tạo niềm tin của khách hàng đối với tổ chức, từ đó dẫn đến việc gia tăng lượng khách hàng, bán được nhiều hàng hơn và tái thiết hoạt động kinh doanh.
• Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn lực nhất, tạo cơ hội cho việc mở rộng, tăng trưởng và gia tăng lợi nhuận.

Những lợi ích này mang lại thêm nhiều lợi thế như giúp truyền đạt một cách thống nhất để tạo ra kết quả nhất quán, ngăn chặn các lỗi sai, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát và cải thiện liên tục các dịch vụ của tổ chức.

Các yếu tố và yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) đều có một chức năng là đáp ứng các yêu cầu cho từng tổ chức, doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, tất cả các yếu tố của một QMS đều có những điểm chung sau:

• Đáp ứng các chính sách về chất lượng và mục tiêu chất lượng của tổ chức
• Thiết lập sổ tay về chất lượng
• Qui trình thủ tục, tài liệu hướng dẫn và lưu trữ hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Qui trình nội bộ
• Tập trung vào chất lượng sản phẩm để tạo sự hài lòng cho khách hàng
• Cải tiến các cơ hội
• Phân tích yếu tố chất lượng

Cách thiết lập và triển khai một QMS (Hệ thống quản lý chất lượng)

Trước khi thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng thì tổ chức, doanh nghiệp luôn phải xác định tập trung vào sự hài lòng của khách hàng bằng việc xác định và quản lý các quy trình đa chức năng được kết nối với nhau.

Một QMS phù hợp với doanh nghiệp là phải chịu ảnh hưởng (hay được thiết kế) dựa trên từng nhu cầu, mục tiêu cụ thể và sản phẩm (hoặc dịch vụ) đang được vận hành của chính doanh nghiệp, tổ chức đó.

Quy trình này chủ yếu dựa trên chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) với sự cải tiến liên tục cả về sản phẩm (dịch vụ) và chính QMS. Sau đây, là các bước cơ bản để triển khai một QMS cho một doanh nghiệp, tổ chức:

• Thiết kế
• Xây dựng
• Triển khai
• Kiểm soát
• Đo lường
• Nghiệm thu
• Cải tiến

Trong đó:

Thiết kế & Xây dựng

Là phục vụ cho việc phát triển cấu trúc của Hệ thống quản lý chất lượng, các quy trình và kế hoạch thực thi của chính nó. Trong giai đoạn này, các quản lý cấp trung phải giám sát quá trình này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống.

Triển khai

Quá trình triển khai tốt nhất nên được chi tiết hóa, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các quy trình nhỏ hơn và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ và số liệu liên quan. Ngày nay, hệ thống mạng kết nối nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Kiểm soát & đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai phạm vi chính để thiết lập nên một hệ thống QMS, phần lớn trong số chúng được triển khai thông qua kiểm toán định kỳ, có hệ thống của QMS. Các chi tiết khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường trong các hoạt động cụ thể.

Xem xét & Cải Tiến

Hai hành động này được thực hiện để xem việc xử lý các kết quả của cuộc kiểm toán nội bộ như thế nào! Mục đích là để xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra, truyền đạt lại những kết quả này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán nội bộ.

ISO 9001 và các tiêu chuẩn QMS khác

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng được công nhận và triển khai nhiều nhất trên thế giới. ISO 9001: 2015 chỉ định các yêu cầu đối với QMS mà các tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng để phát triển các chương trình của riêng mình.

Đặc biệt, trong kinh doanh, thương mại hiện đại thì sự sống còn của doanh nghiệp chính là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Và chính bộ tiêu chuẩn ISO 9001 cung cấp một cơ cấu tiếp cận theo hệ thống để giúp tổ chức doanh nghiệp quản lý các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng và thỏa mãn các yêu cầu trên.

Hiện nay, các tổ chức chứng nhận là một bên thứ ba độc lập, giúp xem xét hệ thống quản lý của tổ chức doanh nghiệp và cấp chứng nhận ISO 9001:2015 mới nhất phù hợp theo tiêu chuẩn cho tổ chức doanh nghiệp.

Ngoài ra, các tiêu chuẩn khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng bao gồm phần còn lại của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (bao gồm ISO 9000 và ISO 9004), bộ tiêu chuẩn ISO 14001 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 13485 (hệ thống quản lý chất lượng cho thiết bị y tế), ISO 19011 (quản lý kiểm toán hệ thống) và ISO / TS 16949 (hệ thống quản lý chất lượng cho các sản phẩm liên quan đến ô tô).

Lời kết,

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến QMS và các tiêu chuẩn phổ biến như ISO 9001. Mong rằng bạn đã có cho mình thêm nhiều thông tin hữu ích sau khi đọc hết bài viết này.

tham khảo thêm: Thiết kế phòng QMS, QC nhà máy thực phẩm 2021